به گزارش روابط عمومی اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری مازندران- ساری، سید علی علوی اندراجمی معاونت برنامه ریزی، توسعه مدیریت و منابع اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری مازندران- ساری، گفت: امروزه مدیریت و ساماندهی دقیق، مناسب، با کیفیت و بـه هنگـام اسناد و پرونده ها، مبنای اصلی تصمیم گیریهای مدیریتی در سطح اسـتراتژیک و اجرایـی به حساب می آید.. لذا در این راستا استفاده از روش هایی که حجم عظیم مدارک را سامان داده و آنها را در قالب تکنولوژی روز جای دهند و امکان استفاده مؤثر را پدید آورند، لازم و ضروری می باشد.. از همین رو این معاونت، ساماندهی و پالایش حدود 700 پرونده ی پرسنلی و شاغلین را در دستور کار خود قرار داده و طی یک پروسه 5 ماهه آن را انجام و به اتمام رسانیده است.
سید علی علوی اندراجمی در ادامه، هدف از اقدام و اجرای ساماندهی و پالایش پرونده ها را، ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به پرونده ها -کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیک پرونده ها با استفاده از سیستم های الکترونیکی -بالا بردن ایمنی پرونده ها در مقابل حوادث طبیعی و غیر طبیعی -حذف عملیات تکراری و غیرضروری در آرشیو نمودن پرونده ها -از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی و جلوگیری از مفقود شدن و بروز خرابی های فیزیکی احتمالی -فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد یا فیلدهای اطلاعات -دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی -امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران مختلف به پرونده ها -امکان تبادل مدارک پرونده ها به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی-افزایش کارایی مدیران در تصمیم گیری و اطلاع رسانی بر اساس اطلاعات طبقه بندی شده، عنوان کرد.
معاونت برنامه ریزی، توسعه مدیریت و منابع اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری مازندران- ساری، اظهار کرد: توجه به نظام تولید اطلاعات و ساماندهی وضعیت مدارك و پرونده ها، امري کـاملاً درخـور توجه و حیاتی است. چرا این که، ساماندهی اسناد و پرونده ها موجب میشود اطلاعات صحیح و بـه روز دسته بندي شده و براي انجام فعالیتها و تصمیم گیري هـا در اختیـار مـدیران مربـوطه قـرار گیرد و از بسیاري از هزینه هاي زمانی ، مالی و هدرروي منابع مرتبط بکاهـد.
علی علوی اندراجمی در ادامه بیان کرد: این معاونت با درك اهمیت موضوع، به برنامه ریزي براي مکانیزاسیون سیستم بایگانی خود پرداخت؛ بـدین ترتیـب کـه ابتـدا همکارانی که بطور مستقیم در این موضوع دخیل بودند را مشخص و نسبت به آمـوزش آنهـا در داخـل اداره و نیـز شـرکت ارائـه دهنده خدمات مکانیزه بایگانی اقدام کرد. در ادامه براي استقرار پرونده ها، تجدید سـاختار شـده و از نظر محیطی آماده سازي و قفسه بندي ریلی صورت گرفت. در نهایت نیز با برنامه ریزي هاي خاص و دقیـق و با همکاری مجموعه عوامل اداره امور اداری، پرونـده هـا بـراي تفکیـک موضوعی (اصطلاحاً وجین) آماده و اقدام بـه جداسازي موضوعی پرونده ها نمود. در ادامه کل اسناد و پرونده هاي پرسنلی توسط پیمانکار مربوطه تصویربرداري، اسکن و وارد سیسـتم نـرم افزار شـد. کلیه برگه ها قبل از بایگانی فیزیکی اسکن شد و بصـورت الکترونیک در پرونده الکترونیکی پرسنل قرار گرفت و سپس فیزیک نامه هـم در زونکن های جدید تعبیه شد..
معاونت برنامه ریزی اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری مازندران- ساری، در پایان اضافه کرد: در حال حاضر نیز، ساماندهی و پالایش پرونده های مربوط به حوزه های فنی و ممیزی در حال انجام است.
